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Como melhorar o processo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica



Com o advento da obrigatoriedade de emissão eletrônica de notas de Pecas e Serviços ela impôs novas necessidades na operação de seu negócio. Novos sistemas e procedimentos operacionais tornaram-se necessários para sua operacionalização. Fica aquela sensação que emissões manuais em bloco de notas era muito mais simples e fáceis, isso até é verdade, mas a emissão da nota eletrônica é um processo irreversível, então, a questão passa a ser implementa-la com o menor impacto possível. Você já deve ter reparado no retrabalho que as redigitações provoca na sua empresa, na validações necessárias nos dados de clientes, veículos, peças e serviços exigidos para a emissão da Nota Eletrónica, tudo isso passa a exigir maior dedicação, cuidado, controle e tempo de seus colaboradores, com isso sua equipe está consumindo tempo nestas tarefas quando deveria está trabalhando para entregar um serviço de qualidade e principalmente em fortalecer suas ações de ´pós vendas. Se algumas destas situações lhe é peculiar, saiba que um bom sistema de gestão para seu negócio poderá lhe ajudar a resolver estas questões. Este é o assunto deste blog, mostraremos algumas características necessárias para um sistema de gestão administrar melhor seu negócio.

Falaremos sobre: - Regime Tributário - Entradas das Notas de Peças - Integrações com Sefaz e Prefeituras - Sistema Integrado Vamos entende-las melhor. - Regime Tributário O regime tributário impacta diretamente nas informações necessárias para venda das peças e serviços. Regime de Lucro Presumido e Lucro Real exige controle mais apurados, por exemplo para atender a "substituição tributária". Neste artigo vamos considerar que sua empresa está enquadrado no regime do "simples". - Entradas das Notas de Peças Você vai emitir uma nota eletrônica de peças sendo necessário informar seus dados tributários, via de regra são informações analíticas de difícil interpretação fazendo com que você recorra a área contábil para ajuda-lo.  É importante que você saiba que muitas delas, senão a maioria estão no Xml da Nota de Compra, então fazer com que os dados tributários de peças seja atualizado na entrada tornará seu processo de vendas muito mais simples e rápido. Aqui vale um esforço adicional junto a seus fornecedores, para que o Xml de nota de venda esteja correta, pois se ele vier com erros cadastrais também serão carregados errados, exigindo a correção no momento da sua venda. Avalie se seu processo de entrada de notas atende a este quesito.


- Integrações com Sefaz e Prefeituras Você precisa saber que a Sefaz e a maioria dos sistemas que atende as prefeituras permite integrações via Web Services. Esse é o "pulo do gato", ter integrações via Web Services para otimizar os processos. A validação e geração da Nfe, Nfce  e Nfse é feita respectivamente pela Sefaz e Prefeitura e a melhor forma de comunicação é através do Web Services. Web Services é um padrão de comunicação cujo propósito é permitir que dois sistemas interaja de forma simples e natural. Isso torna o fluxo do processo muito mais simples pois o sistema de gestão da oficina poderá comunicar-se diretamente com a Sefaz e Prefeitura, gerando a Nfe, Nfce e Nfse a partir da Ordem de Serviço, eliminando assim as redigitações. Avalie se seu sistema de gestão atende a este quesito.


- Sistema Integrado Para a geração de uma Nota Fiscal eletrônica é necessário dados cadastrais de clientes, veículos, peças, serviços, faturamento entre outras. Neste aspecto o sistema de Gestão da sua Oficina deverá ser integrado, exigindo as informações mínimas necessárias para cada etapa do seu processo, tornando os processos ágeis e completo, de tal maneira que ao emitir a Nota Fiscal eletrônica os dados necessários já estarão alimentados no sistema. Vamos exemplificar uma situação para ficar mais claro esta operação. Quando o cliente chega na Oficina o atendimento deve ser ágil, rápido, então o sistema deve solicitar somente as informações necessárias para geração do Orçamento, complementando os dados necessários para emissão da Nota Eletrônica num segundo momento.  Com isso o processo de atendimento será ágil e seu cliente será liberado rapidamente. Os tópicos anteriores que trata da "Entrada da Nota de Peças" e "Integrações com Sefaz e Prefeitura" também devem estar integrados com seu sistema de gestão da Oficina, eliminando redigitações e erros cadastrais, por consequência, aumentará sua produtividade. Avalie se seu sistema de gestão atende a este quesito. Esperamos que este post possa ajudar você e sua equipe a melhorar o desempenho do seu negócio.


Até a próxima !

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